Recepta na organizację udanej imprezy integracyjnej

Niewiele osób wie, jak poradzić sobie z organizacją imprezy organizacyjnej, by każdy z uczestników doskonale się na niej bawił? W jaki sposób sobie poradzić, by wydarzenia outdoor czy indor nie zostały niczym zakłócone? Wystarczyłoby przygotować harmonogram i plan o kilku punktach, by mieć pewność, że każdy z nich zostanie przygotowany na „tip top”.
Przede wszystkim, pierwszym punktem takiego planu jest określenie celu imprezy. Chodzi o zastanowienie się, komu i czemu impreza taka miałaby służyć. Przedstawiciel przedsiębiorstwa mógłby przecież podjąć decyzję, żeby impreza taka została zorganizowana z myślą o promocji produktu czy też poznanie charakterów swoich pracowników. Jak więc widać, odpowiedzi na powyższe pytania nie tylko ułatwią ułożenie harmonogramu takiej imprezy integracyjnej, konferencji, warsztatów czy spotkań, ale pozwolą również kształtować w pewien sposób organizację. Wiadomo przecież, że zupełnie inaczej planuje się imprezy, które mają wyłącznie charakter rozrywkowy, a inaczej wyglądają konferencje naukowe, które mają za zadanie szkolić i edukować.

impreza integracyjna
Przygotowanie spisanego harmonogramu, a więc arkusza operacyjnego jest niezbędne do odpowiedniej realizacji imprezy. Dokument taki stanowi pewien scenariusz i powinien być dokładnie rozplanowany, by zawierał wszelkie niezbędne szczegóły – to właśnie takie drobiazgi będą świadczyły o tym, czy impreza integracyjna będzie udana czy też nie. Im więcej szczegółów, tym większa pewność, że dane wydarzenie skończy się powodzeniem. Przede wszystkim należy jednak zadbać, by każdy kto bierze udział w organizacji projektu imprezy integracyjnej, miał do niego dostęp, ponieważ to także informacja o tym, kto czym się zajmuje. Jeśli więc pojawi się jakaś wątpliwość lub pewne zadanie będzie nie do końca wypełnione, będzie wiadome, że będzie można się zwracać, by rozwiązać kłopotliwą sytuację. Gdybyśmy więc chociaż przygotowywali konferencję naukową, osoba prowadząca widziałaby, w jaki sposób przygotowany został rozkład punktów programu dla uczestników. Kiedy dzień konferencji już nadejdzie, prowadzący będzie miał ścisłą kontrolę z tym, czy wszystko rozgrywa się zgodnie z planem.

Co się zaś tyczy lokalizacji konferencji, to może ona decydować o niemal wszystkim. To właśnie miejsce konferencji naukowej czy imprezy integracyjnej może sprawić, czy skończy się ona sukcesem czy też zakończy się fiaskiem. Wybór lokalizacji powinien ściśle wiązać się z tematyką organizowanego wydarzenia. Jeśli więc będziemy organizować konferencje naukowe, event promocyjne czy też bankiety firmowe, wybierzemy zupełnie odmienne miejsca. Szukając miejsca na konferencję naukową na kilkadziesiąt osób, postawimy na salę hotelową lub uczelnianą, gdzie będzie znajdował się niezbędny sprzęt audiowizualny, multimedialny, nagłośnienie, ale także wygodne miejsc siedzące. Warto także upewnić się, czy korzystanie z takiego sprzętu nie będzie dodtkowo kosztowało. Przy organizacji jakiejkolwiek imprezy warto zwrócić uwagę, czy w bliskiej odległości nie znajduje się jakaś restauracja czy bar, ponieważ nie zawsze szwedzki stół, oferujący catering, okaże się wystarczającym.

Wspomniano już nieco wcześniej o tym, jak ważnym elementem każdej imprezy integracyjnej czy konferencji naukowej są posiłki i napoje. Jeśli się bowiem okaże, że konferencja trwa kilka godzin lub kilka dni, jej uczestnicy powinni mieć możliwość skorzystania z ciepłych posiłków. Z hotelem lub uczelnią, w której planujemy takie wydarzenie, powinniśmy więc ustalić jadłospis oraz to, czy nie będziemy zmuszeni skorzystać z niezależnej firmy cateringowej.

 

Autorzy portalu

logo-footer

Informacje i wskazówki na temat team buildingu w firmie oraz tego jak, gdzie, kiedy i po co organizować imprezy integracyjne dla pracowników. Zapraszamy do lektury! 

Często czytane

Atrakcje imprez firmowych
O czym pamiętać przy organizacji imprez?
Integracja zespołu to ciężka praca

Jak zorganizować świetną imprezę firmową?
Jak oszczędzić na imprezie integracyjnej?
Co zrobić, by stworzyć świetny zespół?
© Copyright youplay.pl All Rights Reserved.